En la era de la transformación digital, las suites colaborativas como Microsoft 365 se han convertido en un eje fundamental para el éxito organizacional. Sin embargo, en mi experiencia profesional, he detectado ciertas prácticas que, lejos de aprovechar todo el potencial de estas herramientas, entorpecen la colaboración y generan ineficiencias que pueden evitarse con un entendimiento más profundo de las posibilidades que nos ofrecen. Quisiera compartir dos situaciones recurrentes: el uso incorrecto de OneDrive para compartir documentos y la constante situación de enviar archivos por correo electrónico que ya están disponibles en plataformas colaborativas como SharePoint y OneDrive.

El mal uso de OneDrive en los espacios de trabajo compartidos

A lo largo de mi trayectoria, he observado que muchas personas en las empresas tienden a utilizar OneDrive como repositorio central para documentos que requieren colaboración entre áreas. Si bien OneDrive es una excelente solución para el almacenamiento personal y la sincronización de archivos, no fue diseñado para ser la base de la colaboración interdepartamental o la gestión de espacios de trabajo colectivos.

Por ejemplo, en proyectos que involucran a varias áreas —finanzas, recursos humanos, operaciones— es común que se comparta una carpeta de OneDrive por medio de enlaces. Esto, en principio, brinda un acceso rápido, pero rápidamente surgen limitaciones: los permisos se vuelven difíciles de gestionar, el historial de versiones se desordena, y la trazabilidad de los cambios queda fragmentada. Si alguien elimina o mueve un archivo, el resto puede perder el acceso, y la responsabilidad sobre la información se diluye. Además, la estructura de OneDrive favorece la visión individual y no la colectiva.

En este contexto, SharePoint emerge como la herramienta adecuada. Su arquitectura está pensada para espacios compartidos, bibliotecas de documentos con permisos detallados, flujos de trabajo personalizados y una integración nativa con otras aplicaciones de Microsoft 365. SharePoint permite establecer sitios de equipo, gestionar la seguridad granularmente y mantener un control claro sobre la propiedad y evolución de cada documento. La diferencia es sustancial: con SharePoint, la colaboración no solo es posible, sino natural y segura.

Por otra parte, la llegada de Microsoft Loop representa una evolución en la manera de colaborar. Loop permite que equipos creen espacios flexibles y dinámicos donde los componentes —listas, tablas, notas, tareas— se actualizan en tiempo real y se integran en distintas plataformas como Teams, Outlook y Word. Es un paso adelante respecto a la colaboración tradicional de documentos, pues promueve la cocreación y la adaptabilidad, eliminando barreras entre herramientas.

Lecciones aprendidas

• OneDrive debe reservarse para el trabajo personal y la colaboración limitada, con especial cuidado en la gestión de permisos.
• El uso de SharePoint para espacios compartidos garantiza control, seguridad y una experiencia colaborativa completa.
• Loop es ideal para equipos que necesitan dinamismo y coedición en tiempo real, especialmente en proyectos ágiles.

El correo electrónico y la duplicidad de archivos: un obstáculo para la colaboración

El correo electrónico sigue siendo una herramienta fundamental en nuestra comunicación diaria, pero su utilización para compartir archivos que ya están alojados en SharePoint o OneDrive es una práctica que genera problemas de duplicidad y pérdida de control.

He visto innumerables veces cómo, por costumbre o desconocimiento, personas descargan archivos desde SharePoint o OneDrive y los adjuntan a correos electrónicos para enviarlos a otras áreas o personas. El resultado: múltiples versiones del mismo documento circulando por la organización, sin trazabilidad de los cambios, y la colaboración se fragmenta. Si alguien modifica el archivo adjunto, esos ajustes no se reflejan en la versión original, lo que lleva a confusiones, trabajos duplicados y, en ocasiones, pérdida de información relevante.

Microsoft 365 ofrece alternativas mucho más eficientes para este propósito. Por ejemplo, en Outlook es posible compartir vínculos a documentos almacenados en SharePoint o OneDrive en vez de adjuntar el archivo. Al hacerlo, las personas receptoras acceden siempre a la última versión, pueden editarla de manera colaborativa y los cambios quedan registrados automáticamente. Esta funcionalidad reduce el riesgo de versiones desactualizadas y fomenta una cultura de trabajo transparente y eficiente.

La gestión del control de documentos es crítica en entornos colaborativos. Utilizando las herramientas integradas para comentar, sugerir y aprobar cambios, se puede mantener un flujo de trabajo ordenado y efectivo. Incluso es posible establecer alertas para notificar a las personas sobre actualizaciones importantes, evitar ediciones simultáneas que generen conflictos, y proteger información sensible con permisos granulares.

Buenas prácticas recomendadas

• Evitar la descarga y envío de archivos por correo electrónico siempre que sea posible.
• Utilizar la opción de “compartir vínculo” en Outlook, SharePoint y OneDrive, para garantizar acceso a la versión vigente.
• Promover capacitaciones sobre el uso eficiente de las herramientas colaborativas de Microsoft 365.
• Implementar políticas claras sobre la gestión y almacenamiento de documentos en la organización.

Oportunidades para una colaboración más inteligente

Adoptar Microsoft 365 en la cultura organizacional va más allá de la simple implementación tecnológica; requiere un cambio en los hábitos y la mentalidad de las personas que la utilizan. La clave está en entender para qué sirve cada herramienta y cómo se complementan entre sí. SharePoint y Loop deben ser los pilares de la colaboración compartida, mientras que OneDrive puede ser el soporte individual y el correo electrónico, el canal de comunicación, pero no de gestión documental.

La formación continua, el intercambio de experiencias entre áreas y la apertura al cambio son elementos vitales para lograr que la transformación digital no se quede solo en palabras. Las personas pueden beneficiarse enormemente de las funcionalidades avanzadas de Microsoft 365, pero sólo si se adoptan las mejores prácticas y se abandonan los hábitos que llevan a la duplicidad, el desorden y la pérdida de control.

En definitiva, la correcta utilización de las herramientas colaborativas determina la eficiencia, la seguridad y la capacidad de innovación de cualquier organización. Mi invitación, tanto para quienes lideran áreas técnicas como para quienes gestionan equipos, es a repensar los flujos de trabajo, aprovechar los recursos que ya están disponibles y fomentar una cultura de colaboración genuina y responsable. Así, podremos construir empresas más ágiles, integradas y preparadas para el futuro digital.